吉府法〔2007〕6号
各市州、县（市、区）政府法制办，省直各厅委法制机构，长白山管委会办公室：
为了认真落实国务院《全面推进依法行政实施纲要》的要求，省政府法制办在广泛调研论证和反复修改的基础上，制定了《吉林省行政处罚案卷标准（试行）》，现印发给你们，请认真组织实施，实施中发现的问题望及时反馈给我们。
二OO七年一月十二日
吉林省行政处罚案卷标准（试行）
目 录
第一章总则
第二章立案
第三章调查取证
第四章陈述、申辩与听证
第五章审查决定
第六章送达执行
第七章结案
第八章简易程序
第九章归档
第十章附则
第一章 总 则
第一条 为了保护公民、法人或者其他组织的合法权益，规范行政处罚行为，提高行政执法水平，根据《中华人民共和国行政处罚法》和《吉林省实施〈中华人民共和国行政处罚法〉若干规定》等法律、法规和规章的规定，结合本省实际，制定本标准。
第二条 全省范围内行政执法机关（包括法律、法规授权的组织和受委托实施处罚的组织）行政处罚案卷的制作和管理适用本标准。
由于部门执法特点的需要，或国家部委有特殊要求的，可以在符合本标准实体内容的基础上，增加执法文书种类。
第三条 各级政府法制部门和部门法制机构负责指导、规范和监督行政处罚文书的制作、立卷和案卷管理工作。
各级政府法制部门和部门法制机构应定期组织行政处罚案卷的评查，推广先进经验，纠正存在的问题，促进行政执法水平的提高。
第四条 行政处罚案卷应是案件办理的真实记录，严禁弄虚作假。
第五条 制作行政处罚案卷应坚持公正原则，不得排斥或去除对当事人有利的证据。
第六条 规范和制作行政处罚案卷应兼顾规范执法行为和节约行政资源两个方面。
第七条 行政执法机关应建立行政处罚案卷的管理制度，并确定管理人员，促进管理的规范化。
第二章 立 案
第八条 立案是行政违法案件查处的启动程序，是行政执法人员对当事人进行调查取证、提出处罚建议等履行职责活动的依据。在案卷中体现为立案审批表及相关材料。
第九条 立案审批表应当具备下列内容：
（一）初步掌握当事人的基本情况；
（二）案件来源，注明案件是来自现场检查、投诉举报、交办还是移送等内容；
（三）案情记载，包括涉案的时间、地点，行为及涉嫌违反的法律、法规和规章；
（四）执法人员意见、签名及日期；
（五）办案机构负责人意见、签名及日期；
（六）行政机关领导的意见、签名及日期。
第十条 案件来源应当附相关材料。相关材料包括：举报电话记录、举报信、现场检查笔录、移送材料等。
对举报人可能产生不利影响的，行政机关应为举报人保密。
第三章 调 查 取 证
第十一条 证据是作出行政处罚的事实根据。调查取证阶段的文书包括：询问笔录（证人证言）、勘验检查笔录、取证（抽样）物品清单、物证取证文书、书证取证文书、视听资料取证文书、先行登记保存证据文书和鉴定文书等。
第十二条 询问笔录是对当事人和相关证人询问的书面记载。
询问笔录应当具备下列内容：
（一）询问事由；
（二）起止时间和地点；
（三）询问人、记录人的姓名和职务；
（四）被询问人的基本情况，包括姓名、性别、年龄、职务、住址、单位等信息；
（五）被询问人是案件当事人的，应有向被询问人告知申请回避的内容；
（六）询问的具体内容；
（七）被询问人的意见，并在讯问笔录上逐页、顶格签名；
（八）询问笔录中如有涂改，应有被询问人的签名确认。
每份询问笔录只能针对一个被询问人。
相关证人出具书面证言的，可不受本条第二款中（一）、（二）、（三）、（五）项内容的限制。
第十三条 对与案件有关的场所、物品进行勘验检查时，应制作勘验检查笔录。
勘验检查笔录应当具备下列内容：
（一）现场勘验检查的起止时间和地点；
（二）勘验检查人和记录人的姓名和职务；
（三）被检查人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（四）现场情况，包括有关的数据、位置、状态、程度等；
（五）勘验检查人签名；
（六）被检查人对勘验检查笔录的意见和签名。
每份勘验检查笔录只能针对一个案件现场。
第十四条 取证（抽样）物品清单应当具备下列内容：
（一）物品名称；
（二）物品数量；
（三）物品主要特征；
（四）执法人员签名及日期；
（五）当事人（持有人、保管人）签名。
第十五条 物证取证文书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）取证事由；
（三）取证方式、时间、地点；
（四）物证与案件的相关性及证明事项；
（五）取证物品的名称及性状；
（六）执法人员签名及日期；
（七）当事人（持有人、保管人）签名。
物证可附原件，对于体积较大或难以归档的物品，可以采取拍照或录制音像资料等方式附卷。
不宜附卷的证据物品，应由执法机关保存。保存期限为：不提起行政复议和行政诉讼的为一年，提起行政复议和行政诉讼的，保存至行政复议或行政诉讼结案。依法应返还或不宜存放的证据物品除外。
第十六条 书证取证文书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）取证事由；
（三）取证方式、时间、地点；
（四）书证与案件的相关性及证明事项；
（五）执法人员签名及日期；
（六）当事人（持有人、保管人）签名。
书证可采取复印、扫描、拍照等方式保存。
第十七条 视听资料取证文书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）取证事由；
（三）取证方式、时间、地点；
（四）视听资料与案件的相关性及证明事项；
（五）执法人员的签名及日期。
视听资料可采取录音带、录像带、光碟等方式保存。
第十八条 先行登记保存审批表应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）登记保存物品的理由；
（三）登记保存物品的名称、规格及数量；
（四）登记保存的方式、期限及地点；
（五）执法人员意见、签名及日期；
（六）办案机构负责人意见、签名及日期；
（七）行政机关领导的意见、签名及日期。
第十九条 先行登记保存通知书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）登记保存物品的理由；
（三）登记保存物品的名称、规格及数量；
（四）登记保存的方式、期限及地点；
（五）执法人员签名及日期；
（六）行政机关印章及日期；
（七）当事人签名。
第二十条 先行登记保存物品处理审批表应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）处理物品的名称、规格及数量；
（三）执法人员处理意见、签名及日期；
（四）办案机构负责人意见、签名及日期；
（五）行政机关领导的意见、签名及日期。
第二十一条 先行登记保存物品处理通知书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）对先行登记保存物品的处理意见；
（三）处理物品的名称、规格及数量；
（四）执法人员签名及日期；
（五）行政机关印章及日期；
（六）当事人签名。
第二十二条 对于行政处罚案件中涉及的某些专门性或技术性的问题，可指定具有鉴定资格的机构进行鉴定，并出具鉴定文书。
鉴定文书由鉴定机构按预定格式出具，一般应当具备下列内容：
（一）申请鉴定的单位或个人；
（二）申请鉴定的时间；
（三）申请鉴定的物品及事项；
（四）结论性意见；
（五）鉴定人员信息，鉴定机构印章及日期。
第四章 陈述、申辩与听证
第二十三条 行政机关在作出行政处罚决定之前，告知当事人陈述、申辩与听证的权利应在文书上体现。陈述、申辩与听证阶段的文书包括：陈述、申辩（听证）告知书，陈述、申辩笔录，听证通知书，听证笔录，听证报告。
第二十四条 陈述、申辩（听证）告知书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）执法人员认定的违法事实；
（三）违反的法律、法规和规章的名称及相应的条、款、项、目；
（四）依据法律、法规或规章的条、款、项、目，拟作出行政处罚的种类和幅度；
（五）当事人依法享有陈述、申辩或要求听证的权利及法定期限；
（六）执法人员签名，行政机关的名称、地址、印章及日期；
（七）当事人签名及日期。
第二十五条 当事人陈述、申辩的，应当制作陈述、申辩笔录。
陈述、申辩笔录应当具备下列内容：
（一）案由；
（二）起止时间和地点；
（三）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（四）陈述、申辩人姓名及与当事人关系；
（五）执法人员和记录人的姓名、职务；
（六）当事人对案件涉及的事实、证据、适用法律以及办案程序方面进行陈述、申辩的内容；
（七）当事人对陈述、申辩笔录核对并逐页顶格签名。
当事人放弃陈述、申辩与听证权利的，应有本人签名确认或执法人员记录及签名。
第二十六条 符合法定条件，当事人要求听证的，行政机关应当组织听证，下达听证通知书。
听证通知书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）听证会案由
（三）举行听证的时间、地点、联系人、电话；
（四）听证主持人、记录人的姓名；
（五）明示当事人可以委托1～2名代理人参加听证；
（六）明示当事人有要求听证主持人、记录人回避的权利；
（七）行政机关印章及日期；
（八）当事人签名及日期。
第二十七条 听证过程应当制作听证笔录。
听证笔录应当具备下列内容：
（一）案由；
（二）举行听证的时间、地点；
（三）听证是否公开举行；
（四）听证主持人，记录人，执法人员，当事人，代理人，第三人的基本情况；
（五）执法人员对当事人违法事实的认定，违反的法律、法规和规章，处罚建议及法定依据；
（六）当事人对案件涉及的事实、证据、适用法律以及办案程序方面进行申辩和质证的内容；
（七）当事人及其代理人、第三人及其代理人、执法人员、听证主持人逐页在听证笔录上签名。
第二十八条 听证会结束后，应当制作听证报告。
听证报告应当具备下列内容：
（一）案由；
（二）听证会的时间、地点和参加人的情况；
（三）当事人对案件涉及的事实、证据、适用法律以及办案程序进行申辩和质证的内容；
（四）争议的焦点问题；
（五）主持人的意见和建议。
第五章 审查决定
第二十九条 案件调查终结，行政机关应当对调查结果进行审查并作出处罚决定。这一阶段的文书有：案件处理呈批报告表、重大（情节复杂）案件集体讨论记录、责令改正通知书、行政处罚决定书。
第三十条 案件调查终结，执法人员应当向行政机关作出案件处理呈批报告表。
案件处理呈批报告表应当具备下列内容：
（一）案由；
（二）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（三）违法事实及证据；
（四）违反的法律、法规、规章的名称及条、款、项、目；
（五）执法人员对当事人陈述、申辩或听证所提出意见的采纳情况及理由；
（六）承办案件的执法人员提出的处罚建议及法定依据；
（七）办案机构负责人意见、签名及日期；
（八）行政机关领导意见，签名及日期。
第三十一条 对情节复杂或者重大违法行为给予较重行政处罚的，或行政机关领导认为应当集体讨论的案件，应当集体讨论，并作出记录。
案件集体讨论记录应当具备下列内容：
（一）集体讨论的时间、地点；
（二）案由；
（三）主持人、出席人员、列席人员、记录人员的姓名及职务；
（四）执法人员汇报当事人主要违法事实，当事人陈述申辩的主要内容和听证报告的内容，是否采纳及其理由，处罚建议及法定依据；
（三）每个参加讨论人员的观点和意见；
（四）参加讨论人员签字；
（七）结论性意见。
第三十二条 对在案件调查过程中发现的违法行为，依法应当制止或责令改正的，应当责令改正并下发责令改正通知书。
责令改正通知书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）违法事实；
（三）违反法律、法规和规章的名称及具体条、款、项、目；
（四）依据的法律、法规和规章及责令停止违法行为或责令改正的内容和期限；
（五）行政机关印章及日期；
（六）当事人签名及日期。
第三十三条 行政机关决定给予行政处罚的，应当制作行政处罚决定书。
行政处罚决定书应当具备下列内容：
（一）编号；
（二）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（三）违法事实并简述相关证据，违反的法律、法规和规章的名称及条、款、项、目；
（四）行政处罚依据的法律、法规、规章的名称及条、款、项、目，给予行政处罚的种类及幅度；
（五）行政机关行使自由裁量权的理由；
（六）行政处罚的履行方式和期限；
（七）不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的机关和期限（行政复议前置的可不告知申请行政诉讼的权利）及投诉举报电话；
（八）作出行政处罚决定的行政机关名称和日期及印章。
行政处罚决定书应采用打字的文书下达。
第三十四条 责令改正与行政处罚同时作出的，责令改正与行政处罚可一并通过行政处罚决定书下达。
第六章 送达执行
第三十五条 送达执行阶段，包括对行政处罚决定书的送达和行政处罚的执行情况。
第三十六条 行政处罚决定书送达当事人的，应当填写送达回执。
送达回执应当具备下列内容：
（一）送达文书的名称；
（二）受送达人的名称（姓名）；
（三）送达时间、地点；
（四）送达方式及签收情况；
（五）受送达人或代收人签名及日期；
（六）送达人签名及日期。
代收送达、留置送达的应在备注中注明，并有代收人或见证人签名；公告送达应将公告文书归档入卷；邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中。
其他行政处罚文书需送达的，可按本条规定执行。
第三十七条 行政处罚的执行情况，在案卷中应有文书记载。
行政处罚全部履行的，应有相应的凭证。如行政处罚缴款书或票据，没收及销毁物品的处置记录。
分期、延期缴纳罚款的，应有相应的审批文书。
第七章 结 案
第三十八条 行政处罚案件办结后，应当作出结案报告。
结案报告应当具备下列内容：
（一）案由及案情；
（二）行政机关处理决定及执行情况；
（三）执法人员意见、签名及日期；
（四）办案机构负责人意见、签名及日期；
（五）行政机关领导意见，签名及日期。
第八章 简易程序
第三十九条 适用简易程序，当场作出行政处罚决定的，应当制作当场行政处罚决定书。
行政处罚决定书应当具备下列内容：
（一）处罚决定书名称、编号；
（二）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（三）违法事实及违反的法律、法规和规章的名称及条、款、项、目；
（四）当事人陈述、申辩的主要内容；
（五）行政处罚依据的法律、法规和规章的名称及条、款、项、目，给予行政处罚的种类及幅度；
（六）行政处罚的履行方式和期限；
（七）不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的机关和期限及投诉举报的电话；
（八）作出行政处罚决定的行政机关的名称及印章；
（九）作出行政处罚决定的日期；
（十）当场实施处罚的执法人员的执法证件号码及签名；
（十一）当事人在存根联签名。
当场行政处罚决定书可用格式文书填写。
第四十条 应将简易程序当场行政处罚决定书的存根作为案卷存档。
第九章 归档
第四十一条 行政处罚案卷实行一卷一号，一案一卷制度。
第四十二条 行政执法机关应当在行政处罚案件办结后15日内按规定将办案文书立卷归档。
第四十三条 案卷应用易于存放的纸质材料作为封皮。
第四十四条 案卷不应金属装订，且案卷内不能有其他金属物。
第四十五条 卷内应有文书目录，并且填写规范。
第四十六条 卷内文书不能采用铅笔或圆珠笔填写。
第四十七条 卷内文书一般按时间顺序排列。
采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角，反页在左上角。
第四十八条 有关机关调取行政处罚案卷应当出具书面凭证；逾期未归还的，管理人员应当及时催收。
第十章 附则
第四十九条 本标准中所称的当事人签名包括：签名、手印或印章。
第五十条 直接办案执法人员的执法证件号码在案卷中应当有所体现。
第五十一条 案件中需要当事人签名、签收，当事人拒绝签名、签收或不在现场的，应在文书中由两名以上执法人员签字注明。具备条件的，应有见证人签字。
第五十二条 本标准自2007年5月1日起施行。
